Handig

Hoe houd je bij hoeveel iedereen rijdt?

0

Zijn er binnen jouw bedrijf medewerkers die een auto van de zaak hebben? Die een leaseauto hebben, die ze al dan niet ook privé gebruiken? Dan krijg je automatisch ook te maken met het bijhouden van een rittenregistratie. Dat kan een aardige klus zijn, zowel voor de bestuurders als voor de administratie, maar gelukkig kan het ook een heel stuk makkelijker worden gemaakt.

Niet achteraf, maar direct

Niemand vindt het fijn om aan het einde van iedere werkdag iedere gereden kilometer te moeten administreren. Om bij ieder ritje een aantekening te maken of dit zakelijk of privé is, en hoeveel kilometer er precies is afgelegd. Medewerkers die hun auto zowel voor zakelijke kilometers als privé gebruiken, kunnen hier echter wel mee te maken krijgen. Dat zorgt voor een hoop irritatie, want het is nu eenmaal veel extra werk. Bovendien is de kans op fouten groot, want een verkeerde notitie is zo gemaakt.

Ook de administratie afdeling die al deze input, van al die verschillende medewerkers vervolgens moet verwerken, heeft niet de prettigste klus. Niet zelden is het een flink uitzoekzooitje, waarbij gegevens niet blijken te kloppen of niet volledig zijn. En dat terwijl het nu juist van belang is dat dit klusje secuur verloopt, omdat het om gegevens gaat die bijvoorbeeld ook voor de Belastingdienst goed in de boeken moeten staan.

Een goede manier om fouten te voorkomen, is door niet achteraf vast te leggen wat er precies gereden is en waarom, maar om dit tijdens de rit al bij te houden. Extra zekerheid krijg je als dit ook nog eens niet handmatig hoeft te gebeuren, maar vrijwel in zijn geheel automatisch gaat. Een medewerker hoeft hooguit op een knopje te drukken om aan te geven of de rit zakelijk is of niet, en heeft hier vervolgens geen omkijken meer naar.

Dat scheelt een hoop tijd!

Deze vorm van automatische rittenregistratie kan behoorlijk veel tijd en ergernis schelen binnen een bedrijf. Zowel voor de medewerkers die de auto’s besturen valt er een flinke klus weg, maar ook voor de administratie afdeling op kantoor. Wordt er gekozen voor een goed systeem zoals bijvoorbeeld FleetGO dit aanbiedt, dan komt er uit iedere auto min of meer automatisch een lijst rollen met alle gereden ritten, inclusief de aantekening of het hier al dan niet om zakelijke kilometers gaat. Kant en klaar, zodat het direct de boeken in kan, en nauwelijks extra handelingen vereist. Dat maakt een systeem als dit al snel de moeite waard, waarbij de kosten die de aanschaf met zich meebrengen binnen korte tijd kunnen worden terugverdiend.

Wat kan de KKC-regeling voor je bedrijf betekenen?

Previous article

Geld lenen in 2021: hier moet je op letten

Next article

You may also like