Wat hebben onder meer winkels, uitjes, restaurants, zorginstellingen en fabrieken met elkaar gemeen? Juist, dat ze vaak in ploegendiensten werken. Vaak is er meer personeel voor een winkel dan er per dag de dienst draait en dus werk je in verschillende teams of ploegen. Het personeel werkt ook onder verschillende urencontracten. De een werkt wellicht 28 uur in de week, de ander 8 of 16 uur. En dan zijn er nog de 0 uur contracten voor oproepkrachten. Al deze mensen wil je natuurlijk diensten geven en dus uren laten maken, dus maak je een werkrooster voor een week of maand. Je wil immers ook weten wie er op welke dag komt werken en een leuke samenstelling hebben per team. Veel (kleine) bedrijven gebruiken voor de roosterplanning Excel. Nu kun je heel veel met Excel, maar waarom zou je niet gewoon personeelsplanning software gebruiken?
Roosteren in Excel
Als je een klein bedrijf hebt met weinig personeel of als je net begint met het maken van roosters, dan kun je best beginnen met een spreadsheet in Google Spreadsheets of in Excel. Het werken met spreadsheets kan namelijk heel handig zijn. Door bijvoorbeeld goede formules in te stellen, kun je direct per personeelslid de gewerkte uren optellen, zodat je weet of diegene genoeg uren maakt. Deze uren kun je vervolgens weer gebruiken voor de salarisadministratie. Beide programma’s werken met templates die je kan gebruiken om je rooster te kunnen maken, compleet met formules en voorbeelden. Bovendien kun je die nog helemaal naar je eigen hand zetten als het gaat om kleuren en opmaak. Het nadeel van het werken met deze programma’s is dat je alles handmatig invoert. Hierdoor is een foutje snel gemaakt. Wil er iemand verlof en heb je het briefje over het hoofd gezien op je bureau, dan kan het zomaar zijn dat je diegene toch inplant. Daarnaast zal je de roosters moeten verspreiden over het personeel, wat een tijdrovend klusje kan zijn. Bij kleine bedrijven en roosters is dit nog goed te doen, maar als er meer personeel ingeplant moet worden, dan is planningssoftware aan te raden.
Personeelsplanningssoftware
Software voor het plannen van roosters en ploegendiensten gaat een stapje verder dan Excel of Google Spreadsheets. Zo begint het met een handige app voor je personeel welke is gekoppeld aan hun functies, competenties en natuurlijk het aantal uren dat zij werken op contractbasis. In deze app vult een medewerker de beschikbaarheid in. Heb je veel schoolgaande jongeren in je pool van personeel, dan kan het zomaar zijn dat ze alleen maar in het weekend beschikbaar zijn bijvoorbeeld, terwijl een vaste kracht liever doordeweeks werkt. Op basis van de ingevulde beschikbaarheid en natuurlijk het aantal uren wat een personeelslid kan werken, zet de software een rooster voor je in elkaar. Dat scheelt veel gepuzzel en tijd. Natuurlijk kun je achteraf nog het een en ander aanpassen wanneer dit nodig is. Alles in orde? Dan krijgt het personeel in de app op de telefoon weer te zien wanneer ze zijn ingeroosterd. Handig!
Afdelingen en diensten ruilen
Maar er is meer met een handige tool te doen. Heb je een bedrijf met verschillende afdelingen, zoals retail of horeca, waar je met verschillende ploegen werkt? Dan kun je dat gemakkelijk via planningssoftware aangeven. Zo staan personeelsleden altijd in hun kracht op de juiste plek. Soms komt een dagje werken niet uit voor iemand, maar wil wel iemand anders voor ze invallen. Via de app kunnen diensten met toestemming van het afdelingshoofd, roostermaker of manager geruild worden.
Urenadministratie
Hoewel je iedereen voor een volle dag inplant, wil dat niet zeggen dat ze ook echt de hele dag gewerkt hebben. Misschien ging iemand wel eerder naar huis, omdat het gewoonweg te rustig was op de werkvloer. Door de gewerkte uren in te voeren in de roostersoftware kun je meteen de urenadministratie bijhouden. Voor het personeel met een 0 uren contract is dit zeer handig voor de salarisadministratie. Bij personeel met een urencontract geeft het direct inzicht of iemand teveel uren of juist te weinig uren heeft gedraaid. Zo kun je altijd iemand eerder vrij geven of juist vragen langer te werken, zodat het aantal contracturen gehaald wordt. Omdat deze personeelsplanningssoftware alles bijhoudt, heb je altijd realtime inzicht.
Efficiënt en tijdbesparend
Werken met een planningstool helpt je te doen waar je goed in bent; ondernemen. Het maken van roosters wordt zo efficiënter en iedereen weet altijd waar en wanneer ze verwacht worden. Wil je meer weten? Kijk dan eens op de website van werktijden.nl.
-90x90.jpg)